Das COVZ (Chirurgisch-Orthopädisches Versorgungszentrum Quickborn) rund um Dr. Matthias Buhs, Dr. Arne Janssen und Dr. Ronald Knieß ist eine der ersten Gemeinschaftspraxen, die die CGM LIFE eSERVICES im Einsatz hat. Dabei profitieren sie nach eigenen Aussagen erheblich vom Einsatz des onlineTerminkalenders, der bereits sehr gut von den Patienten angenommen wird. Was das Praxisteam selbst über das „Zukunftstool“ eSERVICES denkt und wie es sich mit dem Online-Kommunikations-Modul im Praxisalltag verhält, verrät uns die Medizinische Fachangestellte und Praxismanagerin Annette Kommorowski in einem Interview.
FORUM: Erzählen Sie uns doch zuallererst etwas über das COVZ.
Frau Kommorowski: Wir sind eine orthopädisch-, unfallchirurgische Gemeinschaftspraxis, die zudem sowohl ambulante als auch stationäre Operationen durchführt (www.covz.de). In unserem sehr modernen Chirurgisch-Orthopädischen Versorgungszentrum Quickborn verfügen wir über ein junges, engagiertes Team, bestehend aus zwei Fachärzten für Orthopädie/Chirurgie und Unfallchirurgie, einem Facharzt für Chirurgie und Unfallchirurgie, einer Assistenzärztin sowie vierzehn Medizinischen Fachangestellten, wobei wir drei Damen ausbilden. Pro Quartal haben wir einen Durchlauf von ca. 4.500 Patienten.
FORUM: Sie setzen in Ihrer Praxis die CGM LIFE eSERVICES ein – wie kam es dazu?
Frau Kommorowski: Wir setzen die eSERVICES seit ca. einem Jahr in unserem Versorgungszentrum ein. Im November 2010 wurden uns die eSERVICES auf der MEDICA als Neuheit präsentiert und wir waren sofort begeistert. Denn die eServices treffen den Nerv der Zeit. Durch Smartphones ist ein Großteil unserer Patienten immer online. Also warum dann nicht diesen Vorteil nutzen und einen Online-Terminservice anbieten?
FORUM: Wie verlief die Installation durch Ihren MEDISTAR-Vertriebs- und Servicepartner K-LINE PRAXISLÖSUNGEN GmbH?
Frau Kommorowski: Die Installation verlief absolut problemlos. Nachdem wir am Anfang ein wenig an der Synchronisierung gesessen haben, wurde der Online-Terminkalender der eSERVICES vollständig in unseren MEDISTAR-Terminkalender implementiert. Somit konnten wir gleich damit beginnen, unsere Patienten auf den neuen, modernen Service aufmerksam zu machen. Durch Werbemittel, die wir von MEDISTAR gestellt bekommen haben, und dem direkten Zugang von der Startseite unserer Website haben wir unsere Patienten schnell für den Service begeistern können. Natürlich erinnern wir unsere Patienten auch immer wieder im persönlichen Gespräch an die Möglichkeit, Termine über unsere Internetseite selbstständig zu buchen – und es wirkt, der Service wird gut angenommen.
FORUM: Die CGM LIFE eSERVICES bieten in einem Paket gleich vier Services: Die onlineTerminbuchung, onlineRezepte, onlineSprechstunde und onlineBefunde. Nutzen Sie alle Online-Tools?
Frau Kommorowski: Bisher nutzen wir nur den onlineTerminkalender, aber wir haben uns dafür entschieden, unseren Patienten in Kürze auch die onlineRezepte zur Verfügung zu stellen. So können wir bestellte Wiederholungsrezepte vorbereiten und uns die Arbeit so legen, wie es in unseren Zeitplan passt.
FORUM: Wie genau können sich unsere Leser die Arbeit mit dem onlineTerminkalender vorstellen?
Frau Kommorowski: Das ist einfach erklärt: Der Patient wählt, wann immer er möchte (24 Stunden am Tag an 7 Tagen in der Woche), auf unserer Website mit einem „Klick“ einen Termin in unserem eSERVICE-Bereich aus und sendet die Anfrage mit Angabe seiner E-Mail-Adresse an uns. In unserem praxisinternen Terminkalender erscheint bei eingegangener Terminanfragen ein „!“. Wird dieses Zeichen von uns angewählt, erscheinen automatisch umgehend die Patientendaten. Wir bestätigen die Daten oder legen, sollte es ein neuer Patient sein, diesen mit einem „Klick“ in der MEDISTARKarteikarte neu an. Nun ist der Termin bereits in unserem MEDISTAR-Terminkalender eingetragen. Der Patient erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail und schon ist der Termin fix. Gerade die direkte „Zusammenarbeit“ zwischen dem onlineTerminkalender und dem MEDISTAR-Terminkalender ist optimal gelöst und vereinfacht die Vorgänge erheblich.
FORUM: Gibt es weitere Vorteile?
Frau Kommorowski: Leider waren die Telefonleitungen unserer Praxis zu den Stoßzeiten immer komplett überlastet. Hier ist der onlineTerminkalender sowohl für unsere Patienten als auch für das Praxisteam eine angenehme Entlastung. Und nicht zu vergessen, wird durch die freie Zeiteinteilung für die Bearbeitung der Anfragen die Fehlerquote enorm minimiert. Positiv ist auch, dass die Patienten damit die lästige Warteschleife umgehen. Termin online aussuchen, anklicken und das war’s schon.
FORUM: Wie haben Ihre Patienten den Service angenommen?
Frau Kommorowski: Durch einen hohen Anteil älterer Patienten in unserer Praxis war der Start eher schleppend. Mittlerweile fragen wir aber bereits bei der Erstaufnahme die E-Mail-Adresse unserer Patienten ab und geben einen Hinweis zum onlineTerminkalender. Seitdem ist der onlineTerminkalender gerade bei unseren jüngeren Patienten nicht mehr wegzudenken. Und auch die älteren Patienten ziehen langsam aber sicher nach. Wir verzeichnen monatlich einen beträchtlichen Zuwachs. Es liegt eben in den eigenen Händen, wie intensiv man seinen Patienten die Neuerung schmackhaft macht.
FORUM: Würden Sie die Lösung Ihren Kollegen empfehlen?
Frau Kommorowski: Ja! Die Welt geht ins Netz! Mal eben schnell über das Smartphone einen Termin beim Arzt vereinbaren, ist wesentlich angenehmer, als in der Warteschleife zu hängen und danach noch viele Fragen beantworten zu müssen, um einen Termin oder ein Rezept zu bekommen. Hinzu kommt, dass diese Lösung eine tolle Entlastung für das ganze Team ist.
FORUM: Wir danken Ihnen für das Interview.
Lassen Sie sich die CGM LIFE eSERVICES in einem Online-Seminar vorführen. Fragen Sie bei Ihrem MEDISTAR-Vertriebs- und Servicepartner nach.
